Was haben interkulturelle Verhandlungen und Marathon gemeinsam?
31. August 2010 | 
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Wer einen Marathon läuft, tut dies in der Regel nicht ohne eine intensive und gezielte Vorbereitung. Denn auch bei einer umfangreichen Vorbereitungszeit bleibt der Lauf selbst für trainierte Sportler eine ernstzunehmende Herausforderung.
Marathonlaufen und interkulturelle Verhandlungen haben insofern einiges gemeinsam. Neben der Ausdauer, die man im Marathon ebenso wie in internationalen Verhandlungen häufig mitbringen muss, können sie in beidem nur dann wirklich gut und erfolgreich sein, wenn Sie sich sorgfältig darauf vorbereiten.
Verhandlungen scheitern oftmals aufgrund unzureichender Vorbereitung. Nach einer Studie des Hernstein Institut für Management und Leadership der Wirtschaftskammer Wien aus dem Jahr 2005 in der 450 Führungskräfte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt wurden, nehmen sich Führungskräfte zu wenig Zeit für die Planung und Vorbereitung und setzen dabei oftmals „falsche“ Schwerpunkte.
- Nur 26 % der Befragten wenden mehr als 30 Minuten für eine mindestens einstündige Verhandlung (keine Besprechung) auf.
- Obwohl 85 % der Führungskräfte der Verhandlungsführung als Managementaufgabe einen sehr hohen oder hohen Stellenwert beimessen, wenden 10 % darüber hinaus weniger als 10 Minuten auf.
Die Hälfte der Vorbereitungszeit wird für Sachinhalte der Verhandlung und für Verhandlungsziele in Anspruch genommen. Somit wird am wenigsten Zeit angewandt, um die Persönlichkeitsmerkmale des Verhandlungspartners zu erkunden und um sich selbst mental auf die Verhandlung einzustimmen.
Bücher sind eine Wissensquelle, auf die Manager, Export- und Vertriebsleiter, die internationale Verhandlungen führen müssen, gerne zurückgreifen. Sie enthalten durchaus nützliche Hinweise und Tipps zum Verhandeln mit Indern, Chinesen, Brasilianern, Japanern etc.
Denjenigen, die innerhalb einer kurzen Zeitspanne Verhandlungen mit vielen verschiedenen Nationalitäten führen, dürfte damit jedoch nur bedingt geholfen werden. Hier stoßen viele schnell an ihre Grenzen. Der kulturelle Background ihres Verhandlungspartners stellt in aller Regel nur einen unter mehreren kulturellen Einflüssen auf die Verhandlung dar.
Darüber hinaus führt die Verallgemeinerung kultureller Unterschiede schnell zu einer Unterschätzung der mit interkulturellen Verhandlungen verbundenen Risiken. Zwischen zwei Chinesen gibt es mindestens genauso viele Unterschiede wie zwischen zwei Deutschen. Zudem haben immer mehr im Ausland studiert und sind mit anderen kulturellen Eigenarten vertraut. Die Individualität ihres Gesprächspartners sollten sie daher niemals aus den Augen verlieren.
Wussten Sie schon…
… dass sich die Gründe für Auslandsentsendungen in den letzten Jahren stark gewandelt haben?
Entsendeten Unternehmen zu Beginn noch Mitarbeiter, damit diese die ausländischen Niederlassungen steuern und kontrollieren, sind die Gründe für eine Entsendung heute vielfältiger geworden. Ergebnisse dazu lieferte Mercer in einer Studie aus dem Jahr 2008, in der Methoden und Richtlinien von Auslandsentsendungen in über 200 multinationalen Unternehmen untersucht wurden. Dabei fällt auf, dass 72% der Unternehmen ihre Mitarbeiter entsenden, damit diese die Expansion des Unternehmens unterstützen. Um einer spezifischen Projektanforderung gerecht zu werden, erhöhten 63% die Zahl der Auslandsentsendungen. Die Hälfte der befragten Unternehmen wollen die Karriere-, Management- oder Führungsentwicklung unterstützen oder wollen eine Position besetzen, für die spezifische technische Fähigkeiten erforderlich sind. Weitere Gründe sind Personalentwicklungsmaßnahmen, der Mangel an Fachkräften oder die Entwicklung lokaler Führungskräfte.
Herzlich Willkommen im culture.communication Blog.
Ob in multinationalen Wirtschaftsunternehmen, in Organisationen oder in Behörden – der Umgang mit Menschen aus anderen Kulturkreisen ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken.
Kultur ist Kommunikation und Kommunikation ist Kultur. Unsere Kultur bei culture.communication ist Kommunikation.
Wenn Sie sich für Blogs interessieren, wissen Sie längst:
Es gibt schon einige Unternehmen, die im „Web 2.0″ experimentieren. Auch wir wollen nun einen Blog nutzen um deutlich zu machen: Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Sie lebt vom Austausch – und dafür brauchen die Empfänger einen Kanal für offenes Feedback. Wir nehmen das zum Anlass um in Bezug auf unsere Kommunikationskanäle etwas Neues auszuprobieren: Wir beginnen einen Unternehmensblog!
In Zukunft möchten wir mit Ihnen in diesem Blog Ansichten, Einsichten und Erfahrungen auf den Gebieten des interkulturellen Managements und der Personalentwicklung teilen. Wir hoffen, dass Sie als Fach- oder Führungskraft aus einem Unternehmen, einer öffentlicher Einrichtungen, einer Organisationen oder aus der Politik , die im Rahmen von Kooperationen, Projektteams oder Auslandseinsätzen mit interkulturellen Herausforderungen konfrontiert ist, als interkultureller Trainer, Berater oder Coach oder einfach als jemand, der sich mit dem Thema Interkulturelle Kommunikation auseinandersetzt und sich hierzu austauschen möchte, diesen Blog als bereichernde Informationsquelle und Kompass wahrnehmen um in diesem faszinierenden Feld zu navigieren.
Und noch etwas: Bitte seien Sie nachsichtig, wenn in unserem Blog noch nicht alles von Anfang an so läuft, wie Sie es möglicherweise von etablierten Blogs gewohnt sind. Aber wir wollen dazulernen. Und dabei helfen uns Ihre Kommentare, die ausdrücklich erwünscht sind!
Herausforderung Auslandsentsendung – Der Entsendeprozess und seine wichtigsten Erfolgsfaktoren
Durch die Internationalisierung vieler Unternehmen entsteht für das Personalmanagement ein neues Herausforderungs- und Problemfeld: die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland. Die Folgen eines erfolglosen Auslandseinsatzes sind sowohl für das Unternehmen, als auch für den Entsandten selbst erheblich. Deshalb ist das Wissen um Faktoren, welche den Erfolg von Auslandseinsätzen unterstützen von großer Bedeutung. Wichtig ist, dabei alle Phasen einer Auslandsentsendung hinreichend Aufmerksamkeit zu schenken und den Entsendungsprozess auf diese Erfolgsfaktoren hin zu optimieren.
Prozess einer Auslandentsendung
Ein typischer Entsendeprozess lässt sich in vier Hauptphasen, die Auswahl, Vorbereitung, Betreuung während des Aufenthaltes und die Reintegration des entsendeten Mitarbeiters gliedern. Hierzu kommt die Phase des Wissensmanagements, die es dem Unternehmen nicht nur ermöglicht das kulturelle Wissen des Mitarbeiters zugänglich und nutzbar zu machen, sondern auch im Rahmen eines Lessons to Learn-Ansatzes den Entsendeprozess fortlaufend zu optimieren.
Die Auswahl eines Mitarbeiters für eine Auslandsentsendung ist für ein Unternehmen häufig eine sehr komplexe Fragestellung. Bei der Besetzung einer vakanten Stelle im Ausland sind für viele Unternehmen die fachliche Eignung des Mitarbeiters sowie Sprachkenntnisse von entscheidender Bedeutung. Zunehmend spielen jedoch auch weiche Faktoren, wie soziale und interkulturelle Kompetenz eine wichtige Rolle. Zu den wichtigsten Faktoren interkultureller Kompetenz zählen neben weiteren vor allem Flexibilität, eine ausgeprägte Lernfähigkeit und -bereitschaft, Empathie, die Bereitschaft und Fähigkeit, sich an schnell ändernde Situationen anzupassen sowie die Fähigkeit zum Perspektivenwechsel. Entscheidend ist also vor allem die Persönlichkeit des jeweiligen Mitarbeiters. Doch wie können diese Faktoren zuverlässig gemessen werden? Eine Methode sind Assessment Center, die auf interkulturelle Themenstellungen zugeschnitten sind und so dem Personalmanagement eine wichtige Entscheidungshilfe bieten. Eine zeit- und kostensparendere Variante hierzu sind Testverfahren wie beispielsweise interkulturelle Potentialanalysen. Diese können schnell und effektiv die Faktoren interkultureller Kompetenz sowie Potentiale und Fähigkeiten des zu entsendenden Mitarbeiters bildhaft veranschaulichen. Die Erkenntnisse hieraus können im Folgenden auch dazu genutzt werden, um Vorbereitungs- und Begleitungsmaßnahmen für einen Auslandsaufenthalt zielgerichtet auf die Bedürfnisse des Mitarbeiters zuzuschneiden und so eine größtmögliche Effektivität dieser Maßnahmen sicherzustellen.
Um den Einsatz vor Ort möglichst effizient zu gestalten, sollten die Mitarbeiter in der Vorbereitungsphase umfassend und gezielt vorbereitet werden. Die jeweilige Sprache zu beherrschen ist eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Auslandsaufenthalt. Eine umfassende Vorbereitung auf einen Auslandsaufenthalt sollte jedoch deutlich mehr beinhalten als das Erlernen der jeweiligen Landessprache und die logistische Unterstützung durch eine Entsendeabteilung und/oder ein Relocation-Agentur. Interkulturelle Probleme werden häufig unterschätzt. Wenn sich beispielsweise die Inbetriebnahme einer Fertigungsstraße in der ausländischen Niederlassung verzögert oder das Image des Unternehmens mangels kultureller Sensibilität des verantwortlichen Mitarbeiters leidet, können die Folgekosten für das betreffende Unternehmen schnell Dimensionen erreichen, die die Kosten einer gezielten Vorbereitung und Begleitung der Mitarbeiter um ein Vielfaches überschreiten. Ursachen hierfür sind in aller Regel Reibungsverluste durch mangelndes interkulturelles Verständnis zwischen Geschäftspartnern und Mitarbeiter vor Ort. Aus diesem Grund gehört zur Vorbereitung eines Auslandsaufenthaltes vor allem auch ein gezieltes interkulturelles Training, welches es dem Mitarbeiter ermöglicht, seine fachlichen Aufgaben vor Ort effizient zu erfüllen und mögliche interkulturelle Hürden zu überwinden.
Weiterhin sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass viele Expatriates nicht nur an der fachlichen Aufgabe im Ausland, sondern auch an der neuen Lebenssituation im Ausland scheitern können. Deshalb ist die Integration der mitausreisenden Angehörigen ein entscheidender Faktor für den Erfolg oder Misserfolg einer Auslandsentsendung. Diese sollten und müssen in die Vorbereitung mit einbezogen werden. Eine sorgfältige Auswahl des Mitarbeiters und zielgerichtete Vorbereitung unter Einbeziehung der Familie des Entsendeten kann Komplikationen nicht in allen Fällen verhindern, die Risikofaktoren jedoch deutlich minimieren.
Die erste Phase des Auslandeinsatzes ist davon gekennzeichnet, dass der Expatriat neuen Ereignissen und Begegnungen neugierig und begeisternd gegenüber steht. Nach ca. drei Monaten treten die starken Veränderungen in beruflichen, aber auch vor allem der privaten Lebenssituation in den Vordergrund. Dieser Anpassungsprozess ist in vielen Fällen sehr anstrengend und stressbehaftet. In Fällen, wo die Erwartungen nicht mit der Realität übereinstimmen kommt es zum „Kulturschock“. Um die Expatriates von unternehmerischer Seite zu unterstützen und die Phase des Kulturschocks zu minimieren, kann es sinnvoll sein, dem Mitarbeiter für die Zeit der Auslandsentsendung und insbesondere während der Integrationsphase ein Kontingent für die Inanspruchnahme eines interkulturellen Coaches zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus bietet sich der Aufbau eines unternehmensinternen Mentorennetzwerkes an, um den Kontakt zum Stammunternehmen zu vereinfachen und später die Reintegrationsphase zu erleichtern.
Bisher noch selten thematisiert wird die Frage, was geschieht, wenn der Mitarbeiter nach einem Auslandsaufenthalt zurückkehrt. In der Reintegrationsphase kann eine Vielzahl von Problemen auftreten, insbesondere, wenn der Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, sich im Heimatland sowie in die bisherige Struktur und die Kultur des Unternehmens wieder einzufinden. Nach einer Studie der Universität Lüneburg liegt die Mitarbeiterfluktuationsrate nach der Rückkehr bei jedem fünften befragten Unternehmen bei 10%[1]. Nach wie vor kommt es nicht selten vor, dass ein zurückkehrender Mitarbeiter plötzlich keine adäquate Aufgabenstellung mehr hat. Die alte Stelle ist in aller Regel neu besetzt und das im Ausland erworbene Wissen wird durch das Unternehmen nicht oder nur unzureichend genutzt. In Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels ist die Bindung qualifizierter Mitarbeiters an das Unternehmen von unschätzbarem Wert. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Reintegration sind eine klare Perspektive sowie Absprache hinsichtlich der zukünftigen Aufgabenfelder im Unternehmen, ein gezieltes Wissensmanagement, dass die gemachten Erfahrungen des Mitarbeiters wertschätzt und für das Unternehmen nutzbar macht sowie eine intensive Begleitung des Mitarbeiters und seiner Familie, um die Folgen des Reintegrationsschocks[2] zu mildern und ein schnelles Wiedereinleben zu ermöglichen.
[1] Deller, J., Kusch, R., Meyer, J. (2006): Internationale Entsendungen deutscher Unternehmen. Ergebnisse einer wissenschaftliche Studie an der Universität Lüneburg.
[2] Siehe hierzu auch den Beitrag in Plattform 2/2010, „Fremd im eigenen Land – der (Kontra)-Kulturschock“, S. 6
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Tags: Auslandseinsatz, Auslandsentsendung, Auslandsvorbereitung, Entsendeprozess, Entsendetraining, Entsendung, Expatriate, Expatriate Management, Expatriation, interkulturelles Coaching, interkulturelles Training, Kulturschock, Personalauswahl, Potentialanalyse, Reintegration | 
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Alles reine Verhandlungssache? Wie sich das Harvard-Konzept in interkulturellen Verhandlungen umsetzen lässt
Die Globalisierung stellt Manager, Export- und Vertriebsleiter vor neue Herausforderungen. Die weltweite Suche nach neuen Kunden, Zulieferern oder Geschäftspartnern setzt die Fähigkeit voraus, in allen oder zumindest vielen Teilen der Welt erfolgreich Verhandlungen zu führen. Verhandlungen im internationalen Kontext sind jedoch häufig mit viel mehr Unsicherheiten behaftet, als Verhandlungen im eigenen, vertrauten Umfeld. 
Nach welchen Spielregeln laufen Verhandlungen in anderen Kulturen ab? Wie kann oder sollte ein bestimmtes Verhalten interpretiert werden? Wann ist der richtige Zeitpunkt, um zum Abschluss zu kommen? Welche Rolle spielt der Zeitfaktor?
Internationale Verhandlungen werden durch eine Vielzahl unterschiedlicher Faktoren auf viele verschiedene Weisen geprägt. Wenn auch nicht der einzige Faktor, so sind kulturelle Unterschiede doch ein wichtiges Element bei internationalen Verhandlungen. Der erfolgreiche Verhandler muss diese Faktoren identifizieren, bewerten und flexibel darauf reagieren können. Dabei ist es kaum möglich, die kulturellen Besonder- und Eigenheiten aller Verhandlungspartner genau zu kennen. Die zunehmende Komplexität internationaler Beziehungen erfordert daher universell gültige Vorgehensweisen, die sich je nach Erfordernis auf individuelle Situationen anpassen lassen.
Neben zahlreichen Unterschieden gibt es zwischen internationalen Verhandlungspartnern auch einige Gemeinsamkeiten. Eine Gemeinsamkeit und der Grund, warum sich Verhandlungspartner an einen Tisch setzen, ist regelmäßig das gemeinsame Interesse an einem guten Verhandlungsergebnis. Wie ein gutes Verhandlungsergebnis subjektiv von den einzelnen Verhandlungspartnern definiert wird, kann durchaus divergieren. Wenn wir jedoch davon ausgehen, dass beide Verhandlungspartner eine konstruktive Grundeinstellung haben und ein positives Verhandlungsergebnis (Win-Win-Situation) auf beiden Seiten im Mittelpunkt steht, so sind die im Rahmen des „Harvard Negotiation Project“ an der Harvard Law School von Roger Fisher, William Ury und Bruce Patton entwickelten Grundsätze für sachgerechte und faire Verhandlungen weltweit erfolgsversprechend.
Verhandlungen nach dem „Harvard“-Prinzip folgen einem einfachen Muster und basieren auf den folgenden vier Grundprinzipien:
Zwischen Beziehungs- und Sachebene unterscheiden
Verhandlungen finden stets auf zwei Ebenen statt: der sachlichen Ebene (Verhandlungsgegenstand) und der Beziehungsebene (Emotionen der beteiligten Personen und ihre Beziehung zueinander. Beide Ebenen müssen bei der Verhandlungsführung beachtet werden, denn eine rein sachliche Verhandlung gibt es nicht. Die Beziehungsebene hat dabei unmittelbare Auswirkungen auf die Sachebene. Eine gute Arbeitsbeziehung beeinflusst unmittelbar das sachliche Ergebnis der Verhandlungen, eine schlechte Arbeitsbeziehung kann im schlimmsten Fall zum Abbruch der Verhandlungen führen, obwohl auf der bloßen Sachebene durchaus eine Lösung erzielen könnte. Das Vermischen von Sach- und Beziehungsebene ist ausgesprochen menschlich, in Verhandlungen aber ausgesprochen kontraproduktiv. Um sich erfolgreich mit beiden Elementen auseinander zu setzen, müssen sie voneinander getrennt und anders behandelt werden: „hart“ in der Sache, „weich“ gegenüber der Person.
Interessen und Vorstellungen erforschen anstatt Stellungen beziehen
Ein häufiger Fehler bei Verhandlungen ist, dass die Verhandlungsparteien über Positionen feilschen. Dies ist nicht nur zeitraubend, sondern häufig auch wirkungslos. Die einzige Lösung, die auf dieser Ebene häufig erzielt werde kann, ist ein Kompromiss, der für beide Parteien in aller Regel gleich unbefriedigend ist. Ein weiteres wichtiges Grundprinzip des Harvard-Konzeptes ist daher, die hinter den Positionen liegenden Interessen zu ergründen und sich gegenseitig über die jeweiligen Vorstellungen ins Bild zu setzen. Auf der Basis ihrer gemeinsamen Interessen können die Verhandlungsparteien in einem nächsten Schritt nach konstruktiven Lösungen suchen.
Optionen gemeinsam erarbeiten
Das dritte Grundprinzip der Harvard-Methode ist die planvolle Entwicklung von Lösungsalternativen. Dahinter steckt die Erkenntnis, dass das Beharren auf der „einzig wahren Lösung“ und die vorschnelle Ablehnung eines anderen Lösungsmodells oft in die Sackgasse führen. Vor allem beim Suchen nach Optionen, die die Interessen beider Seiten gleichermaßen befriedigen, ist Kreativität gefragt.
Neutrale Beurteilungskriterien entwickeln
Die langfristige Akzeptanz einer getroffenen Vereinbarung hängt ganz wesentlich davon ab, ob die beteiligten Verhandlungspartner die Lösung als ausgewogen und nachvollziehbar betrachten. Um entwickelte Lösungsoptionen möglichst objektiv bewerten zu können, sollten neutrale Beurteilungskriterien herangezogen werden. Dabei geht es vor allem darum, eine Lösung auf nachvollziehbare und legitime Prinzipien zu gründen. Dies können einerseits Kriterien sein, auf die sich beide Parteien gemeinsam verständigt haben oder die von keiner der Parteien beeinflusst werden können. Zu letzterem zählen z.B. Marktpreise, Gutachten oder auch Handelsbräuche.
Um das Harvard-Konzept auch im interkulturellen Kontext erfolgreich einsetzen zu können, bedarf es neben der Methodenkenntnis zusätzlich interkultureller Verhandlungskompetenz. Verhandlungsführer müssen die Fähigkeit entwickeln, kulturelle Unterschiede zu erkennen, richtig interpretieren und flexibel darauf reagieren zu können. Diese Art von Verhandlungskompetenz ist nicht angeboren. Sie kann jedoch gezielt und bewusst z.B. durch gezielte Trainingsmaßnahmen oder Einzelcoachings weiterentwickelt werden.
Erfolg bei interkulturellen Verhandlungen ist keine Glückssache! Er ist das Ergebnis guter Vorbereitung und einer ausgeprägten interkultureller Verhandlungskompetenz.
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